Tin tức

Trong thời đại công nghệ số ngày nay, có nhiều hình thức trao đổi thông tin liên lạc giữa những người bạn với nhau, trong đó không thể thiếu việc soạn thảo email. Làm cách nào để thực hiện gửi 1 email với đầy đủ các nội dung, có hình thức chuyên nghiệp mà không mắc phải những sơ sót thông thường. GenSign xin gửi đến các bạn những lưu ý cơ bản để mỗi chúng ta có thể tham khảo, bổ sung thêm vào kỹ n

1. Đặt tên email chuyên nghiệp

Hiện tại mỗi chúng ta đều sử dụng email của công ty, tuy nhiên nếu có nhu cầu sử dụng email cá nhân, các anh, chị lưu ý tên email sẽ thể hiện tính chuyên nghiệp của mọi người. Đừng bao giờ đặt những email như: cobemuadong2010@... hay canhbuomphieudu@... Như thời còn đi học không phù hợp với công việc công sở. Hãy chọn cho mình một địa chỉ email nghiêm túc, lịch sự. Anh, chị có thể đặt tên email với cấu trúc là: Ten.hotendem@ Ví dụ: minh.nguyen@ gmail.com

2. Suy nghĩ kỹ vấn đề trước khi viết

Không phải tất cả các vấn đề đều có thể được giải quyết bằng email. Anh, chị hãy suy nghĩ thật kỹ hiệu quả của email mình sẽ gửi. Có những vấn đề cần trao đổi trực tiếp và cụ thể với đồng nghiệp hoặc Sếp. Đừng dùng email để giải quyết những vấn đề thực sự cấp bách.

Bên cạnh đó, hãy suy nghĩ đến mức độ cần thiết khi cc, bcc và reply all. Hãy chọn thật đúng đối tượng để gửi email nếu anh, chị không muốn nhận sự khó chịu từ những người không liên quan.

3. Dòng tiêu đề rõ ràng, ngắn gọn

Tùy nội dung email là tiếng Việt hay tiếng Anh nhưng anh, chị lưu ý khi viết tiêu đề cũng như nội dung email cần viết chữ tiếng Việt có dấu, viết hoa/ thường đúng chỗ. Kiểm tra lỗi chính tả tiêu đề và cả nội dung email là điều cần thiết trước khi gửi.  

Bên cạnh đó tiêu đề phải đúng chủ đề và để cho người đọc biết rõ vấn đề chính trong nội dung email mình gửi là gì. Nếu để trống tiêu đề hoặc ghi nội dung không thu hút, email của anh chị có thể không được đọc đến hoặc thậm chí là bị xóa ngay.

4. Những lưu ý khi đính kèm File

Anh, chị nên gửi những file có định dạng chung dễ mở cho tất cả máy tính. Sử dụng .Pdf , .Doc. hoặc JPEG (đối với file ảnh)

  • Nếu có nhiều file anh, chị muốn nén lại thì nên dùng .zip không nên dùng .rar.

  • Hoàn thiện đầy đủ nội dung file mới gửi kèm, không nên đã đính kèm rồi vẫn chỉnh sửa.

  • Chú ý khi đặt tên file đính kèm: Việc đặt tên file cũng cần đảm bảo rõ ràng, ngắn gọn. Không nên viết tiếng Việt có dấu khi đặt tên file.

5. Chữ ký cá nhân

Cần lưu ý chữ ký là nơi để lại thông tin, chức danh, số điện thoại, địa chỉ… của anh, chị. Hãy thể hiện đó là những thông tin chính xác và thực sự cần thiết để đối phương có thể liên lạc ngay với anh, chị lúc cần.

6. Sử dụng lời chào và ngôn ngữ phù hợp

  • Tuyệt đối không sử dụng “này”, “ê”… đó là cách sử dụng thân mật trong nói chuyện nhưng không hề phù hợp trong môi trường công sở.

  • Anh, chị có thể cân nhắc những lời chào sau cho từng đối tượng phù hợp: Dear, Anh/ Chị… thân mến, Kính gửi…

  • Vì email sử dụng cho mục đích công việc nên anh, chị hạn chế sử dụng các yếu tố hài hước, thậm chí là tức giận, phẫn nộ trong email của mình. Nó có thể gây nên những hậu quả khó lường.

  • Những vấn đề cần được xác định rõ nên liên lạc trực tiếp hoặc gọi điện thoại.

  • Tuyệt đối không sử dụng các từ ngữ “mang tính khiêu khích” như “Tại sao bạn lại...”, “Bạn phải.....”, “Tôi chắc chắn là bạn sẽ đồng ý với việc ...”, và “Tôi không hiểu tại sao bạn ...”. Những câu hỏi này cho thấy sự thất bại trong giao tiếp mà chắc chắn là email không thể sửa chữa những thất bại này được.

Bên cạnh đó bạn cũng nên sử dụng dấu câu đúng vị trí, đúng theo tiêu chuẩn quy tắc đặt dấu câu khi soạn thảo văn bản cụ thể như sau:

  • Đầu dòng luôn viết hoa chữ đầu tiên. Chú ý, viết hoa chứ không phải viết in hoa.

  • Sau dấu chấm câu (.) luôn phải viết hoa. Tên riêng, địa danh phải viết hoa.

  • Tất cả các dấu câu đều viết sát vào chữ trước, khoảng trống và đến chữ sau.

  • Dấu ngoặc đơn, ( ); nháy kép “ ” viết sát vào ký tự ngay trước và sau chúng.

  • Hai chữ nối tiếp nhau chỉ cách nhau một khoảng trống.

  • Viết đủ ý rồi hãy chấm câu, sử dụng dấu phẩy khi câu có nhiều ý.

  • Chia đoạn nếu viết dài.

  • Hãy lưu ý việc dùng dấu cảm thán quá nhiều.

7. Trả lời email ngay cả khi email không chủ ý gửi cho anh/chị

Khi email vô tình gửi nhầm cho anh/ chị, đặc biệt là nếu người gửi đang mong hồi đáp thì mọi người nên trả lời lại. Việc trả lời không cần thiết nhưng đó là một hành xử tốt, đặc biệt là nếu người này làm việc cùng công ty hay cùng lĩnh vực với anh/ chị.


8. Hãy dùng font chữ cổ cổ điển

Một nguyên tắc bất di bất dịch là email của anh, chị nên để font chữ mà người khác có thể đọc dễ dàng nhất. Nhìn chung, chúng ta có thể chọn cỡ chữ 13 và chọn font dễ đọc như Arial hay Times New Roman. Còn với màu sắc, màu đen luôn là lựa chọn an toàn nhất.


9. Không có gì bí mật

Mọi tin nhắn hoặc thư điện tử đều để lại dấu vết. Hãy luôn nhớ điều đó.

Hãy luôn giả sử rằng người khác sẽ nhìn thấy những gì anh, chị viết, vì thế đừng viết bất cứ điều gì mà mọi người sẽ không muốn người khác nhìn thấy. Đừng viết bất cứ điều gì không có lợi cho mình hay khiến người khác tổn thương. Vì sau cùng, email rất dễ “forward”, nên tốt nhất là an toàn, hơn là phải nói lời xin lỗi.


10. Hãy gõ địa chỉ email cuối cùng

Anh, chị sẽ không muốn vô tình gửi thư đi khi chưa hoàn thành. Ngay cả khi mọi người đang trả lời thư, tốt nhất là anh, chị nên xóa địa chỉ người nhận, sau đó chèn vào khi chắc chắn rằng đã hoàn thành tin nhắn. Hãy đặt mình vào vị trí của đối phương nếu phải nhận 1 email chưa hoàn chỉnh nội dung hoặc chưa đính kèm file dữ liệu cần thiết.

11. Một số chú ý để trở thành người dùng email chuyên nghiệp

  • Nếu anh, chị thường liên lạc qua e-mail, anh, chị nên dọn dẹp hộp thư của mình thường xuyên để tránh đọc sót hoặc tồn đọng quá nhiều email không cần thiết.

  • Nếu cần viết một e-mail dài để trả lời nhưng lại chưa có thời gian, hãy gửi một e-mail cho người gửi, thông báo anh, chị đã nhận được e-mail của họ, đồng thời cho biết thời gian anh, chị sẽ trả lời họ một cách chính thức.

  • Khi không thể check e-mail trong một ngày hay nhiều hơn, anh, chị cần thiết lập chế độ gửi e-mail trả lời tự động để thông báo anh, chị tạm thời không có trong văn phòng hoặc đang nghỉ ốm chẳng hạn...

Một số quy tắc khi gửi email:

1. Quy tắc 48h: Trả lời e-mail trong vòng 48h từ khi anh, chị nhận được e-mail của một ai đó.

2. Không gửi “last minute e-mail”: Ví dụ: Anh, chị có một việc cần nhờ đồng nghiệp giải quyết trước 16h. Anh, chị gửi e- mail lúc 14h nhưng việc đấy cần 3 - 4h mới làm xong. Người đồng nghiệp nhận được e-mail trong trường hợp đó sẽ cảm thấy rất khó chịu vì giống như người đó nhận lệnh của anh, chị và là lệnh làm một việc không thể không làm.

3. Không bao giờ gửi spam – thư điện tử không có giá trị và gửi 1 cách vô tội vạ đến nhiều người.

4. Khi forward một e-mail nào đó, anh, chị nên có sự đồng ý của người chủ email đó hoặc chính email đó có liên quan và có tác dụng giải quyết rõ ràng vấn đề của anh, chị.

5. Không bao giờ gửi e-mail khi anh, chị đang giận dữ.

Bài viết khác

Chat GPT là gì? Cách đăng ký, cài đặt, sử dụng ChatGPT từ A-Z tại Việt Nam

ChatGPT là một trợ lý trò chuyện AI được phát triển bởi OpenAI, đem đến cho người dùng một công cụ tìm kiếm thông tin, giải đáp câu hỏi và hỗ trợ công việc một cách nhanh chóng và chính xác. Cùng mình tìm hiểu thông tin Chat GPT là gì?

Digital transformation – Quy trình chuyển đổi số cho doanh nghiệp trong cuộc chơi hậu Covid

Digital transformation hay chuyển đổi số trong doanh nghiệp đang là xu hướng mạnh mẽ trên toàn thế giới nhưng tại Việt Nam, đây vẫn là một chặng đường gian nan, đặc biệt là với những doanh nghiệp vừa và nhỏ!

Mã độc mã hóa dữ liệu tống tiền sẽ tiếp tục gây thiệt hại nặng nề hơn

Các chuyên gia đều có chung nhận định ransomware, mã độc mã hóa dữ liệu tống tiền không có dấu hiệu chững lại mà tiếp tục gây thêm nhiều thiệt hại nặng nề hơn cho các tổ chức, doanh nghiệp và người dùng trong thời gian tới.

Trung Quốc khởi động đại dự án xây dựng 10 cụm trung tâm dữ liệu mới

Theo Tân Hoa xã, Trung Quốc sẽ phát triển 8 trung tâm tính toán quốc gia và 10 cụm trung tâm dữ liệu (TTDL) mới có thể thu hút 63 tỷ USD đầu tư mỗi năm.

Facebook nhận án phạt 19 triệu USD tại châu Âu

Cuộc điều tra của Liên minh châu Âu (EU) cho thấy Meta, công ty mẹ Facebook, không ngăn chặn được các vụ xâm phạm dữ liệu năm 2018.

'Gã khổng lồ' Microsoft ngừng bán sản phẩm và dịch vụ tại Nga

“Gã khổng lồ” công nghệ Microsoft Corp ngày 4/3 cho hay sẽ ngừng bán sản phẩm và dịch vụ mới tại Nga, trở thành công ty phương Tây mới nhất "cắt đứt" hoạt động với Nga sau khi nước này triển khai chiến dịch đặc biệt tại Ukraine.

Samsung rót thêm gần 1 tỷ USD vào Thái Nguyên

UBND tỉnh Thái Nguyên vừa tổ chức trao Giấy chứng nhận đăng ký đầu tư mở rộng Dự án Samsung Electro-Mechanics Việt Nam với số vốn tăng thêm 920 triệu USD.

Google thay đổi hệ thống theo dõi quảng cáo trên thiết bị Android

Hãng công nghệ Google ngày 16/2 công bố kế hoạch hạn chế theo dõi quảng cáo (ad tracking) trên hệ điều hành Android chạy trên hàng tỷ thiết bị, một vấn đề nhạy cảm liên quan đến quyền riêng tư mà hãng đối thủ Apple đã xử lý trên những chiếc iPhone của mình.

Bí mật phía sau những ứng dụng tăng trưởng triệu người dùng

Không chỉ “hữu xạ tự nhiên hương”, nhiều ứng dụng đạt được mốc tăng trưởng triệu người dùng thường áp dụng một số quy tắc gần như bắt buộc.

Telcel được Mexico cấp phép cung cấp dịch vụ 5G lớn nhất Mỹ Latinh

Công ty Radiomovil Dipsa (Telcel) đã được Viện Viễn thông Liên bang (IFT) tại Mexico cấp phép cung cấp dịch vụ 5G, qua đó mở đường cho doanh nghiệp này vận hành mạng 5G thương mại lớn nhất Mỹ Latinh.

Indonesia soạn luật buộc các tập đoàn công nghệ trả phí thông tin

Chính phủ Indonesia đã bày tỏ sự ủng hộ đối với một dự thảo quy định buộc các nền tảng tổng hợp tin tức trực tuyến trả tiền cho các tờ báo, hãng tin và nhà xuất bản địa phương

Intel ra mắt chip mới cho các ứng dụng công nghệ chuỗi khối

Tập đoàn Intel Corp vừa ra mắt một loại chip mới cho các ứng dụng công nghệ chuỗi khối (blockchain) như đào bitcoin hay đúc NFT để tận dụng sự gia tăng trong việc sử dụng các đồng tiền kỹ thuật số

Hàn Quốc dự định đầu tư 108,2 triệu USD vào các dự án dữ liệu trong năm nay

Bộ Khoa học Công nghệ-Thông tin truyền thông Hàn Quốc ngày 13/2 cho biết, họ có kế hoạch đầu tư 129,8 tỷ won (108,2 triệu USD) để tăng cường các dự án dữ liệu trong năm nay, bao gồm phân phối "chứng từ dữ liệu" để hỗ trợ các doanh nghiệp vừa và nhỏ.

What the future of cloud computing holds for health insurance companies

IaaS and SaaS offerings are enabling payers to run analytics against claims and other data in new ways that enable them to operate more efficiently.

The business case for health insurers to embrace public cloud

Sharing systems and data, speed to market and agility and improved security are among the reasons payers are making the move to cloud

Fujitsu Launches "Healthcare Personal service Platform" to Manage Health and Medical Information

Strongly supporting companies and regional authorities that seek to provide new services for healthy, more fulfilling lifestyles

HIMSS and Elsevier Announce Global Digital Healthcare Awards for 2019

Awards calls for outstanding ICT and innovation projects in healthcare to be nominated as industry best practice.The Healthcare Information and Management System (HIMSS) and Elsevier, a world leading provider of scientific, technical and medical information products and services, have announced the locations which will be hosting the HIMSS-Elsevier Digital Healthcare Award this year.

How ICT can improve the health of healthcare

Like any other industry, the healthcare sector is striving to reduce costs and increase productivity. This has in turn put healthcare IT professionals under pressure to find the most effective combinations of new technology to realise these improvements.

Big tech poised to beat healthcare in reaping value from artificial intelligence, report says

Amid all the promise AI brings, a new report warns that healthcare payers and providers must move quickly to ensure they have the right talent and data to succeed.